Per evitare incomprensioni e reciproche perdite di tempo riteniamo opportuno che lo scambio dei dati avvenga in accordo alle seguenti indicazioni.
I testi da impaginare dovranno essere redatti tenendo presenti i seguenti punti fondamentali:
 
•  è importante la formattazione del testo (corsivo, piano, neretto, capoverso, a capo) e non l'impostazione grafica della pagina;
•  eventuali annotazioni devono essere poste all'inizio del testo ben separate da una serie di tre cancelletti:
 
  ### ricordarsi di................ ###
 
•  i testi devono essere battuti di seguito e in alto e basso (maiuscolo minuscolo);
•  anche i testi che si desiderano tutti maiuscoli devono essere battuti in alto e basso ma sottolineati;
•  devono essere inseriti i soli a capo indispensabili. Ad esempio la frase seguente deve essere battuta con solo 5 a capo e non 10:
 
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ingredienti ø
pane ø
pasta ø
fagioli ø
 
•  le etichette che devono evidenziare categorie di testo dovranno essere inserite tra due cancelletti seguiti da un salto di riga come nel seguente esempio:
 
  Omero # autore #
L'Odissea # titolo #
........# sottotitolo #
...........# sommario #
..............# titolo paragrafo o sotto paragrafo o sotto sotto paragrafo #
..............# corpo del testo #
........... # firma #
 
•  In un file di puro testo per indicare variazioni di composizione equivalenti a corsivo, grassetto e apice inserire prima e dopo alla parola o alla frase oggetto della variazione i seguenti codici:
 
 
<I>: corsivo
<B>: grassetto
<BI>: grassetto corsivo
<V>: superiore
 
  Ad esempio il puro testo
L'inafferrabile <I>Primula Rossa<I> scomparve ...
equivale al testo formattato
L'inafferrabile Primula Rossa scomparve ...
 
•  le tabelle non devono essere inserite nel testo ma allegate a parte o ben separate in fondo al testo; qualora sia richiesta una posizione di rigore inserire nel testo una etichetta segnaposto:
 
  testo ... # titolo tabella # testo ...
 
Per la preparazione delle tabelle è richiesta una particolare attenzione editoriale:
 
•  tutti gli allineamenti della tabella devono essere impostati con precisi tabulatori;
•  usare un solo tabulatore per ciascuna colonna;
•  non è importante la distanza tra le colonne ma il corretto salto tra colonna e colonna;
•  testi di più righe e/o di commento devono essere portati al piede con un riferimento numerico (nota);
•  uno schema su carta è comunque indispensabile per poter procedere all'impaginazione definitiva (nel caso inviare un fax);
•  foto, disegni, grafici ed ogni altro paratesto non deve essere inserito nel testo ma allegato in files a parte;
•  qualora sia richiesta una posizione di rigore di un qualsiasi paratesto inserire una etichetta segnaposto nel testo:
 
  testo ... # foto/disegno/grafico # testo ....
 
Dopo di che evitare sempre:
 
•  la formattazioni di capoverso (rientri);
•  lo spostamento del testo mediante serie di spazi;
•  lo spostamento del testo mediante serie di tabulatori o tabulatori non indispensabili;
•  la differenziazione di corpo.